Factura electrónica obligatoria en España: guía práctica para pymes y autónomos

La factura electrónica obligatoria cambia la forma de facturar entre empresas y autónomos en España: cuando resulte exigible, enviar un PDF por correo electrónico no será suficiente. Habrá que intercambiar facturas en un formato estructurado y comunicar información sobre su tramitación y pago.

Si gestionas un negocio, la preparación empieza por tres preguntas: qué operaciones quedan sujetas, cuándo te corresponde adaptarte y qué debe hacer tu programa de facturación. Esta guía explica el marco revisado a 8 de septiembre de 2026. El calendario se expresa en plazos relativos a la orden ministerial de desarrollo; antes de fijar una fecha concreta para tu negocio, hay que comprobar su entrada en vigor y las particularidades de tu actividad.

Resumen rápido: qué cambia con la factura electrónica obligatoria B2B

El Real Decreto 238/2026 desarrolla la obligación prevista en la Ley Crea y Crece. Estas son las claves para pymes y autónomos:

• Quién está obligado: los empresarios y profesionales que deban expedir factura por operaciones incluidas en el ámbito B2B de la norma. Existen excepciones, como determinadas facturas simplificadas.
• Desde cuándo: 12 meses desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo para quienes superen los 8 millones de euros de volumen de operaciones; 24 meses para el resto.
• Qué formato se necesita: una factura estructurada conforme al modelo semántico EN16931, en CII, UBL, EDIFACT o Facturae. Un PDF sin esa estructura no basta.
• Qué información se comunica: aceptación o rechazo y pago completo, con reglas distintas para las plataformas privadas y la solución pública. El plazo de cuatro días excluye sábados, domingos y festivos nacionales.
• Qué opciones habrá: una solución pública gratuita de la Agencia Tributaria y plataformas privadas que deberán poder intercambiar facturas entre sí.

Marco legal: Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026

El origen de esta obligación está en la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece. Modificó la Ley 56/2007 para extender la factura electrónica a las relaciones comerciales entre empresarios y profesionales y exigir información sobre los estados de las facturas.

El desarrollo reglamentario llegó con el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Entró en vigor el 20 de abril de 2026, pero esa fecha no convirtió de inmediato la factura electrónica B2B en obligatoria para todos los negocios.

La disposición final cuarta vincula su aplicación efectiva a la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla la solución pública. Conviene distinguir, por tanto, entre la vigencia del real decreto y el momento en que sus obligaciones resultan exigibles a cada empresa.

La norma también modifica el Reglamento de facturación aprobado por el Real Decreto 1619/2012. Su finalidad es mejorar la trazabilidad de las operaciones y permitir el seguimiento de los plazos de pago para combatir la morosidad comercial.

Qué se entiende por factura electrónica obligatoria según el real decreto

En este modelo, la factura es un fichero estructurado que un sistema informático puede leer y procesar. No basta con una imagen, un escaneo o un PDF que solo reproduzca visualmente los datos.

El artículo 7 del Real Decreto 238/2026 exige ajustarse al modelo semántico de datos EN16931 y utilizar una de estas sintaxis:

• CII: el formato de factura intersectorial del CEFACT de las Naciones Unidas.
• UBL: con las adaptaciones necesarias para la facturación entre empresas y profesionales.
• EDIFACT: su mensaje de factura.
• Facturae: su mensaje de factura.

EN16931 define el significado y la organización de los datos; no es una extensión de archivo. Tampoco cualquier XML cumple por el hecho de ser XML.

Las facturas emitidas mediante plataformas privadas deberán llevar firma electrónica avanzada, directamente del emisor o mediante firma delegada autorizada. Cuando se utilice la solución pública, se aplicarán los procedimientos establecidos por la AEAT para garantizar la integridad, inalterabilidad y no repudio de las facturas, conforme al artículo 11.7.

Ejemplo práctico: un archivo Facturae que cumpla los requisitos y se transmita por un canal del sistema puede satisfacer la obligación. Un PDF enviado por correo electrónico, por sí solo, no la satisface. El PDF puede acompañar a la factura como representación legible y, durante la transición de determinadas empresas, deberá hacerlo.

Al elegir un programa, comprueba tanto el formato que genera como la firma, la entrega y la recepción de los documentos. Exportar un archivo es solo una parte del proceso.

Ámbito de aplicación: quién está obligado y en qué operaciones

El artículo 3 se refiere a empresarios y profesionales obligados a expedir factura por su actividad cuando el destinatario tenga en España su sede, un establecimiento permanente o, en su defecto, su domicilio o residencia habitual, y la operación se dirija a esa sede o establecimiento, domicilio o residencia.

La forma jurídica no determina por sí sola la obligación: puede afectar a autónomos, sociedades o cooperativas. En operaciones internacionales hay que comprobar también las reglas que determinan quién debe expedir la factura; disponer de un número de IVA español no basta para resolver el caso.

Conviene separar tres situaciones:

• B2B, entre negocios: se aplica el nuevo sistema cuando la operación entra en su ámbito y llega el plazo correspondiente.
• B2G, con administraciones públicas: tiene su propio régimen, regulado por la Ley 25/2013, con sujetos obligados y excepciones específicos.
• B2C, con consumidores: el Real Decreto 238/2026 no impone una obligación general equivalente para todas las ventas a particulares.

El artículo 4 exceptúa las operaciones documentadas mediante facturas simplificadas, salvo las simplificadas cualificadas del artículo 7.2 del Reglamento de facturación. Estas incorporan los datos adicionales necesarios para el ejercicio de derechos tributarios por el destinatario.

También hay excepciones específicas para ciertas operaciones de los mercados de electricidad y gas y de las cámaras de compensación de IATA. Por eso, la revisión debe hacerse por tipo de operación, no solo por sector o tamaño del negocio.

Calendario: plazos de entrada en vigor y fases de implantación

La disposición final cuarta del real decreto establece este calendario:

Perfil	Inicio de la obligación
Volumen de operaciones superior a 8 millones de euros	12 meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo
Resto de empresarios y profesionales, incluidos quienes alcancen exactamente 8 millones	24 meses después de la entrada en vigor de esa orden

El umbral se calcula sobre el volumen de operaciones del año natural inmediato anterior conforme al artículo 121 de la Ley del IVA. No conviene sustituir ese concepto por el saldo de cobros bancarios o por una estimación informal de ingresos.

El punto de partida es la entrada en vigor de la orden ministerial, no la publicación del real decreto ni una previsión anunciada sobre cuándo se aprobará la orden. Para calcular tu fecha concreta de adaptación, comprueba la orden definitiva y suma el plazo que te corresponda a su fecha de entrada en vigor.

Hay dos reglas transitorias que afectan al trabajo diario:

• PDF complementario: durante los primeros 12 meses de aplicación a quienes superen los 8 millones, sus facturas electrónicas deberán acompañarse de un PDF legible, salvo aceptación voluntaria y expresa del destinatario de recibirlas en su formato original. El PDF no se envía a la solución pública.
• Estados para determinados autónomos: las personas físicas y entidades en atribución de rentas del IRPF con un volumen de operaciones de hasta 8 millones disponen de 12 meses adicionales, desde la aplicación de la fase de 24 meses, para cumplir las obligaciones de información de los artículos 10 y 12. Esta ampliación afecta a los estados, no a la emisión y recepción de facturas.

Estas reglas figuran en las disposiciones transitorias segunda y tercera. Mientras llega tu plazo, puedes preparar los datos de clientes, revisar el software y formar al equipo.

Imagen ilustrativa: las fechas del calendario no representan los plazos legales de la factura electrónica.

Sistemas de intercambio: plataforma pública y plataformas privadas

El sistema combinará una solución pública gestionada por la Agencia Tributaria con plataformas privadas de intercambio. Podrás utilizar una vía o combinar ambas, según los artículos 5 y 6 del real decreto.

La solución pública será gratuita y servirá tanto para el intercambio como de repositorio de facturas. La norma prevé también una aplicación o formulario gratuito para emitir facturas y comunicar pagos. Su funcionamiento técnico se concreta mediante la orden ministerial de desarrollo.

Las plataformas privadas deberán poder transformar los mensajes entre las sintaxis admitidas e interconectarse en los términos de la norma. El emisor y el destinatario no tendrán que contratar necesariamente el mismo programa.

Ejemplo de flujo entre dos empresas:

1. La empresa A genera una factura estructurada y la envía desde su plataforma a la empresa B.
2. Si A no emite mediante la solución pública, su sistema remite simultáneamente una copia fiel en UBL a esa solución.
3. B recibe la factura en el canal que corresponda y comunica los estados exigibles.
4. La información sobre el pago o rechazo llega también a la solución pública conforme a sus reglas específicas.

Si utilizas una plataforma privada para recibir facturas, deberás hacer público tu punto de entrada en tus comunicaciones con otros negocios y en tu web, si la tienes. La solución pública actúa como punto de entrada por defecto en los supuestos previstos por la norma.

Estados de la factura y obligación de informar en cuatro días

Emitir la factura es solo el inicio. La regulación distingue la información que recibe el emisor de la que se comunica a la solución pública.

Información al emisor a través de plataformas privadas

El artículo 10 exige al destinatario informar de:

• La aceptación o el rechazo comercial de la factura y su fecha.
• El pago efectivo completo y la fecha efectiva del pago.

La aceptación o el rechazo parcial, el pago parcial y la cesión de la factura a un tercero son estados adicionales y voluntarios. Puedes utilizarlos para ampliar el seguimiento de la factura si tu plataforma admite esas comunicaciones.

Información a la solución pública

El artículo 12 exige comunicar a la solución pública el pago efectivo completo o el rechazo, incluso si se ha utilizado una plataforma privada. A falta de rechazo o de una factura rectificativa posterior, se presume la aceptación.

Al informar del pago completo, se comunican su fecha efectiva y la fecha de vencimiento. El destinatario puede autorizar a su plataforma privada para que realice esta comunicación, siempre que le facilite los datos necesarios. El emisor también puede comunicar voluntariamente el cobro o el impago.

Cómo se cuentan los cuatro días

Para los estados del artículo 10 y para comunicar el pago completo a la solución pública, la norma establece un máximo de cuatro días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales, desde el estado o pago correspondiente.

Por ejemplo, si el pago efectivo se produce un viernes y el lunes siguiente es festivo nacional, los cuatro días computables siguientes son martes, miércoles, jueves y viernes. No debe confundirse este plazo de comunicación con el plazo que tiene el cliente para pagar la factura.

Revisa quién registra cada evento y de dónde procede la fecha de pago. Una comunicación automática solo será fiable si el sistema dispone de información correcta sobre lo que ha ocurrido.

Relación con VERI*FACTU, Ley Antifraude y Agencia Tributaria

La factura electrónica B2B y los requisitos de los sistemas informáticos de facturación son obligaciones distintas:

Marco	Qué regula
Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026	Intercambio de facturas estructuradas entre negocios e información sobre sus estados y pagos
Ley Antifraude y Real Decreto 1007/2023	Requisitos de los sistemas informáticos de facturación para asegurar la integridad y trazabilidad de los registros

VERI*FACTU es la modalidad que remite los registros de facturación a la AEAT. La remisión es opcional dentro del marco aplicable; eso no convierte en opcional el cumplimiento de los requisitos del software para quienes estén sujetos a ellos. La AEAT explica el ámbito de aplicación y sus exclusiones, entre ellas la de los contribuyentes que llevan sus libros mediante el SII.

Cumplir los requisitos de un sistema de facturación no acredita por sí solo que el programa permita intercambiar facturas B2B conforme al Real Decreto 238/2026. Al revisar tu herramienta, comprueba ambas capacidades y sus respectivos calendarios.

Factura electrónica y administraciones públicas: FACe y otros canales

La Ley 25/2013 regula la factura electrónica en el sector público. La obligación alcanza, entre otras entidades, a sociedades anónimas y limitadas, y se presenta por el punto general de entrada que corresponda. FACe es el punto de entrada de la Administración General del Estado y de las administraciones adheridas.

No es una obligación idéntica para todo proveedor y toda factura: la ley permite a las administraciones excluir reglamentariamente facturas de hasta 5.000 euros. Por tanto, el importe no supone una exención automática; hay que comprobar las reglas de la administración destinataria.

Si ya facturas a organismos públicos en Facturae, parte de esa experiencia te resultará útil. Aun así, los canales y las obligaciones de estados del nuevo sistema B2B requieren su propia revisión.

Cuánto tiempo hay que conservar las facturas

No existe una regla general de cinco años para todas las facturas. La AEAT indica un plazo general de prescripción tributaria de cuatro años, sujeto a las reglas de cómputo y a los supuestos que lo amplían. Por su parte, el artículo 30 del Código de Comercio exige a los empresarios conservar su documentación y justificantes durante seis años desde el último asiento en los libros, salvo disposiciones generales o especiales.

Además, algunas facturas, como las relacionadas con bienes sujetos a regularización del IVA, deben conservarse durante más tiempo. Define el archivo según las obligaciones que concurran en tu caso y asegúrate de poder recuperar los documentos con su contenido íntegro y legible.

Impacto práctico en pymes y autónomos: ventajas, riesgos y oportunidades

El cambio afecta tanto al envío de facturas como a la administración diaria. Una factura estructurada permite incorporar sus datos al sistema contable sin volver a teclearlos y facilita el seguimiento de vencimientos y cobros.

Ventajas que puedes buscar en la transición:

• Menos tareas manuales al registrar facturas emitidas y recibidas.
• Menos costes de impresión, envío y archivo físico.
• Mejor seguimiento de facturas rechazadas y pagos pendientes.
• Conciliación más sencilla entre las facturas y los movimientos bancarios.

Estas mejoras dependen de la configuración del sistema y de la calidad de los datos. La trazabilidad ayuda a gestionar la morosidad, pero no garantiza que todos los clientes paguen a tiempo.

Riesgos de dejarlo para el final: errores en los datos fiscales, entregas fallidas, comunicaciones de estado fuera de plazo y costes de migración imprevistos. Para reducirlos, asigna responsabilidades entre administración, facturación y tesorería, y prueba el circuito completo antes de necesitarlo en producción.

Si la transición coincide con cambios en tu financiación, mantén separados los cobros de clientes y las operaciones de deuda. Nuestra guía sobre cómo contabilizar un préstamo bancario explica el tratamiento contable de estas últimas.

Cómo puede ayudarte Numonis con la facturación y la gestión del negocio

Numonis combina asesoría contable, fiscal y laboral con una plataforma para pymes y autónomos. Sus servicios de asesoría permiten abordar la transición junto con las obligaciones habituales del negocio.

La plataforma Numonis incluye software de facturación preparado para VERI*FACTU y SII, conciliación bancaria automatizada, archivo digital y asistencia con inteligencia artificial. Son funciones que ayudan a organizar facturas, movimientos y documentación.

Para preparar la factura electrónica B2B, revisa con tu asesor las operaciones afectadas y confirma con el proveedor los formatos, canales y comunicaciones de estado que estarán disponibles para tu fecha de aplicación. La elección debe apoyarse en funcionalidades verificadas y en un plan concreto de adaptación.

Si estás comparando servicios, la guía sobre cuánto cuesta una asesoría para autónomos y pymes te ayuda a identificar qué incluye cada propuesta y qué trabajo queda a tu cargo.

Plan de acción recomendado para adaptarte a la factura electrónica obligatoria

1. Haz un diagnóstico inicial

• Calcula tu volumen de operaciones del año natural anterior y comprueba el umbral de 8 millones de euros.
• Separa clientes particulares, negocios y administraciones públicas.
• Identifica las operaciones y facturas simplificadas que puedan quedar exceptuadas.
• Anota cómo emites y recibes facturas hoy: PDF, papel, hojas de cálculo o programa de facturación.

2. Comprueba tu solución de facturación

• Verifica las sintaxis admitidas, la firma y la conexión con los canales de intercambio.
• Confirma cómo se enviará la copia fiel a la solución pública cuando corresponda.
• Revisa qué estados se comunican automáticamente y qué información debe aportar el equipo.
• Comprueba por separado los requisitos antifraude aplicables a tu software.
• Incluye soporte, exportación de datos y recuperación de documentos en la evaluación.

3. Organiza un calendario interno

Momento	Acción
Diagnóstico	Identificar operaciones, umbral, responsables y herramientas actuales
Tras verificar la entrada en vigor de la orden	Calcular la fecha de aplicación y, si procede, el plazo adicional para estados
Durante la adaptación	Depurar datos de clientes y proveedores, configurar el sistema y formar al equipo
Antes de la obligación	Probar emisión, recepción, rechazo, pago y archivo con operaciones de ejemplo
En uso habitual	Revisar incidencias, comunicaciones pendientes y cambios normativos

4. Prueba el circuito completo

Haz una prueba con una factura aceptada y pagada, otra rechazada y una con pago parcial. Comprueba quién recibe cada comunicación, qué fecha queda registrada y cómo se recupera el documento. Incluye una prueba cuyo plazo de comunicación atraviese un fin de semana o un festivo nacional.

Deja por escrito quién resuelve las incidencias y cómo se comprueba que una factura ha llegado a su destinatario. Con los datos ordenados, responsabilidades claras y pruebas completas, la adaptación será más fácil de gestionar.