Factura electrónica y VERI*FACTU: diferencias, plazos y facturación con Numonis

La factura electrónica B2B regula cómo intercambias facturas con otras empresas y profesionales. VERI*FACTU es una modalidad de software que envía los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Un mismo programa puede cubrir ambas necesidades, pero hay que comprobar cada una por separado.

En Numonis, el software de facturación preparado para VERI*FACTU y SII está incluido sin coste adicional para nuestros clientes. Desde esa base puedes organizar tu facturación y revisar con tu asesor qué adaptación necesita tu negocio para la factura electrónica B2B.

Esta guía está dirigida a pymes y autónomos en España, con información revisada el 11 de septiembre de 2026. El régimen fiscal, el territorio y las operaciones de cada negocio determinan qué obligaciones le corresponden.

Qué cambia con la factura electrónica y con VERI*FACTU

Al emitir una factura hay dos destinatarios que conviene distinguir: tu cliente, que necesita recibirla y tramitarla, y la Administración tributaria, a la que se remite información según el sistema aplicable.

Aspecto	Factura electrónica B2B	VERI*FACTU
Qué regula	El intercambio de facturas estructuradas entre negocios y la información sobre sus estados	La remisión de los registros de facturación a la AEAT dentro del reglamento de los SIF
Norma de referencia	Ley Crea y Crece y Real Decreto 238/2026	Ley Antifraude y Real Decreto 1007/2023
Qué debes comprobar en el programa	Formatos, canales de intercambio y comunicación de estados	Modalidad de funcionamiento y declaración responsable de la versión utilizada

La AEAT explica que el reglamento de los sistemas informáticos de facturación busca conservar registros íntegros y trazables. Permite la modalidad VERI*FACTU, con remisión a Hacienda, y una modalidad sin esa remisión, sujeta a sus propios requisitos de conservación y control.

Por eso, cuando un proveedor indica que su programa está preparado para VERI*FACTU, conviene comprobar también cómo resolverá el intercambio B2B. Enviar un registro a Hacienda no entrega la factura a tu cliente.

Los dos calendarios que debes revisar

Adaptación de los sistemas informáticos de facturación

La ampliación de plazos publicada por la AEAT establece estas fechas:

• Antes del 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades sujetos al reglamento.
• Antes del 1 de julio de 2027 para el resto de obligados incluidos en su ámbito, entre ellos los autónomos afectados.

Son plazos para adaptar el sistema informático. La elección de modalidad y las exclusiones deben revisarse aparte. Por ejemplo, los contribuyentes que llevan sus libros mediante el SII están excluidos del reglamento de los SIF, según las preguntas frecuentes de la AEAT. En los territorios forales hay reglas específicas; tener clientes en distintas comunidades no implica tener que aplicar todos los sistemas a la vez.

Factura electrónica entre negocios

La disposición final cuarta del Real Decreto 238/2026 cuenta los plazos desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo de la solución pública:

Volumen de operaciones	Plazo de aplicación
Superior a 8 millones de euros	12 meses desde la entrada en vigor de la orden
Resto de empresarios y profesionales	24 meses desde la entrada en vigor de la orden

El volumen de operaciones se determina sobre el año natural anterior conforme a la Ley del IVA. Para fijar una fecha en el calendario de tu empresa, utiliza la fecha de entrada en vigor de la orden publicada en el BOE. Una previsión sobre su aprobación no sirve para calcular el vencimiento.

La guía de factura electrónica obligatoria desarrolla las operaciones afectadas, las excepciones y los periodos transitorios, incluido el plazo adicional para comunicar estados de determinados autónomos.

Qué pasa con las facturas en PDF

Un PDF puede ser una factura electrónica. El Reglamento de facturación contempla facturas expedidas y recibidas electrónicamente, con las garantías de autenticidad, integridad y legibilidad que correspondan. La validez depende de cumplir los requisitos aplicables, incluido el consentimiento del destinatario cuando sea necesario.

La obligación B2B añade la exigencia de intercambiar datos estructurados. El Real Decreto 238/2026 admite CII, UBL, EDIFACT y Facturae conforme al modelo semántico exigido. Un PDF que solo representa visualmente la factura no cubre esa obligación por sí solo.

Esto afecta a la forma de trabajar. Si hoy generas un PDF y tu cliente copia a mano la base imponible, el IVA y el total en su programa, el intercambio estructurado permite que esos datos pasen entre sistemas. El PDF puede seguir siendo una representación legible del documento.

Qué significa el código QR de una factura

El QR pertenece a los requisitos del sistema informático de facturación. No demuestra por sí solo que se haya enviado una factura estructurada al cliente ni que este la haya aceptado.

La AEAT describe el QR y la mención de factura verificable como elementos de las facturas emitidas por los sistemas sujetos a ese reglamento. La leyenda VERI*FACTU corresponde a la modalidad que remite los registros a la AEAT. Un sistema sin esa remisión también puede estar obligado a incluir el QR, sin la leyenda de factura verificable.

Al probar un programa, revisa qué modalidad está configurada y cómo puedes consultar el resultado del envío. Ver un QR en el documento es solo una de las comprobaciones.

Qué pedir al proveedor de tu software

La declaración responsable de la versión que utilizas

Pide la declaración responsable del productor. Es el documento en el que identifica el sistema y declara el cumplimiento de los requisitos. Debe corresponder al producto y a la versión que vas a usar.

La AEAT no homologa individualmente cada programa. Expresiones como “certificado por Hacienda” pueden inducir a error si se utilizan para describir una declaración del propio fabricante. Solicita el documento y comprueba qué cubre.

Una prueba de las funciones que necesita tu negocio

Para preparar el intercambio B2B, pide al proveedor que concrete los formatos que admite, cómo entregará las facturas y cómo recibirá las de tus proveedores. También conviene acordar quién registrará los cobros y resolverá las incidencias.

Puedes llevar esta lista a la demostración:

• ¿Qué funciones están disponibles hoy y cuáles tienen una fecha prevista de incorporación?
• ¿Cómo se detecta una factura que no ha llegado a su destinatario?
• ¿Qué ocurre si un cliente rechaza la factura o paga solo una parte?
• ¿Qué información debe introducir tu equipo para comunicar los estados correctamente?
• ¿Cómo se exportan las facturas y los registros si cambias de herramienta?
• ¿Qué soporte y actualizaciones incluye el servicio?

Conserva las respuestas junto con la propuesta comercial. Te permitirán comparar el alcance del servicio y preparar el trabajo de tu equipo.

Cómo organizar la adaptación sin duplicar tareas

Empieza por revisar una factura de principio a fin: quién la crea, cómo llega al cliente, dónde se registra el cobro y cómo se archiva. Si dos personas introducen el mismo dato en programas distintos, anota dónde ocurre para resolverlo al configurar el nuevo proceso.

Después, prepara los datos fiscales de clientes y proveedores. Comprueba el NIF, la razón social y el domicilio, además de las condiciones de pago. El programa puede detectar campos vacíos; tu equipo tendrá que confirmar que los datos corresponden al negocio con el que trabaja.

En las pruebas, sigue una factura aceptada y pagada y otra rechazada. Añade un pago parcial si lo necesitas en tu actividad. Revisa el documento, las comunicaciones y el movimiento bancario antes de dar el circuito por terminado.

Para la comunicación de estados B2B, el artículo 10 del real decreto establece un plazo de cuatro días naturales que excluye sábados, domingos y festivos nacionales. Se cuenta desde el estado que se comunica. No es un plazo general de cuatro días desde la recepción para decidir si se acepta la factura.

Asigna una persona que revise los avisos pendientes y acuerda con tu asesor cómo resolver cada incidencia. La automatización necesita datos correctos y alguien que atienda las excepciones.

Qué facturación incluye Numonis

Numonis incluye software de facturación preparado para VERI*FACTU y SII, sin coste adicional para sus clientes. Está integrado en la plataforma Numonis, junto con la conciliación bancaria y el archivo digital de documentos.

Puedes personalizar facturas, gestionar clientes y utilizar funciones de facturación asistida por IA. El equipo de asesoría contable y fiscal forma parte del servicio, de modo que puedes revisar con tu asesor cómo encaja la facturación en las obligaciones de tu negocio.

Para el intercambio B2B, acuerda los formatos, canales y comunicaciones de estado que necesitarás y confirma su disponibilidad para tu fecha de aplicación. La preparación para VERI*FACTU y SII es una capacidad concreta; cada función B2B debe comprobarse también.

Si estás comparando presupuestos, nuestra guía sobre cuánto cuesta una asesoría para autónomos y pymes explica qué servicios conviene incluir en esa comparación. Anota si la oferta cubre el programa de facturación, sus actualizaciones y el soporte que vas a necesitar durante el cambio.