Gestoría online para restaurantes y hostelería

Una gestoría online para restaurantes y hostelería ordena tres frentes de cualquier bar, cafetería o restaurante: impuestos (IVA, facturas y tickets), personal (turnos, nóminas y propinas) y contabilidad diaria (TPV, delivery y cierres de caja). Sin una cuenta de resultados al día, el margen se decide a ojo. Numonis lo hace con una gestoría híbrida y online-first: asesor asignado, plataforma para centralizar gastos, tickets e ingresos, y oficina cuando hace falta ver a alguien en persona.

Piensa en un caso concreto: un restaurante con menú diario entre semana a 13 €, servicio a la carta los sábados y delivery los fines de semana a través de dos plataformas. Cada mes genera cientos de tickets, facturas de proveedores distintos y nóminas con turnos que cambian. Llevarlo en papeles y en una hoja de cálculo deja huecos en el IVA, en la caja y en el coste de personal.

Esta guía se dirige a bares, cafeterías y restaurantes en España. Las fuentes se han consultado el 30 de septiembre de 2026. La forma jurídica, el régimen de IVA, el convenio provincial y el plan contratado cambian el alcance de cada caso.

Cómo funciona una gestoría online en hostelería

El trabajo con una gestoría online adaptada a hostelería combina la atención digital con los trámites obligatorios. La mayor parte del ir y venir con carpetas desaparece; lo que no desaparece es la revisión del asesor.

• Alta del negocio. Se registra la actividad, como autónomo o como sociedad, y se acuerda qué modelos y qué libros entran en el encargo. Si el plan incluye conciliación, se define cómo compartir los movimientos de la cuenta. Conviene comprobar qué conexiones están disponibles antes de dar por hecha una importación automática.
• Subida de documentos. Los tickets de caja, las facturas de proveedores y los recibos se envían desde el móvil, en foto o en PDF. El archivo los clasifica por proveedor, tipo de gasto y fecha; el asesor revisa lo que no cuadra.
• Cierres de caja e informes. Los datos del TPV se exportan con la periodicidad acordada y se convierten en ventas y gastos del periodo, sin volver a teclear cada ticket. Las horas del personal se envían aparte, en el cuadrante o en el parte, cuando hay nóminas contratadas.
• Archivo digital. La documentación queda accesible desde el móvil o el ordenador, ordenada por proveedor, forma de pago y fecha.
• Contacto con el asesor. Correo, chat o videollamada, con una persona asignada. El asesor y la plataforma forman parte de los planes publicados. La contabilidad gestionada y las nóminas dependen del nivel contratado: las tarifas vigentes están en planes y precios.

Fiscalidad: IVA, tickets y facturación

La gestión fiscal incluye las presentaciones trimestrales y anuales. En hostelería el IVA no es un solo porcentaje, y un asesor que no separe los conceptos del TPV arrastra el error al modelo 303.

• Tipos de IVA en hostelería. La mayoría de consumiciones servidas en el local tributan al tipo reducido del 10 %. Productos envasados para llevar o bebidas alcohólicas cerradas que el cliente se lleva pueden tributar al 21 %. El encuadre depende del producto y de cómo se entrega. El TPV tiene que separar cada porcentaje.
• Ticket simplificado y factura completa. El ticket simplificado vale para el consumidor final. Si una empresa pide factura para deducirse el gasto, hay que emitir factura completa con los datos fiscales: nombre, NIF, domicilio y desglose de IVA. Esos justificantes son los que entran en la contabilidad y en el cálculo del impuesto.
• Modelos trimestrales y anuales. La gestoría prepara y presenta el modelo 303 (IVA trimestral) y el modelo 390 (resumen anual) cuando corresponden a la actividad. El IVA soportado se deduce en el 303 si el gasto está justificado con factura y está vinculado a la actividad. Un gasto personal pagado con la cuenta del negocio no es deducible.
• Gastos habituales del local. Compras de comida y bebida, alquiler, suministros, limpieza, marketing, la propia asesoría y las reparaciones. El autónomo los anota en los libros que exige su régimen; la sociedad, en la contabilidad.
• Clasificación. El trabajo de la asesoría es separar lo que es del negocio de lo que no lo es. La factura electrónica, bien configurada, reduce errores de traspaso respecto al papel. El calendario de factura electrónica y VERI*FACTU es otro asunto, y va más abajo.

Nóminas, turnos y contratos de hostelería

La hostelería combina rotación, refuerzos de fin de semana, fijos discontinuos y turnos que cambian cada semana. Las nóminas no salen de una plantilla genérica: salen del Estatuto de los Trabajadores y del convenio provincial de hostelería, que fija pluses, descansos y jornada. Ese convenio no es el mismo en todas las provincias. El marco general de contratos y seguros sociales está en la guía de asesoría laboral para empresas.

• Altas, bajas y contratos. La asesoría tramita altas y bajas en la Seguridad Social, contratos temporales e indefinidos, prórrogas y finiquitos, dentro del servicio laboral contratado. Cada trámite necesita el contrato, el parte de horas y la documentación que pida la Tesorería.
• Nóminas mensuales. Salario base, horas extra, pluses de nocturnidad o festivo, descansos compensatorios, cotización y retenciones de IRPF. La retención del administrador de una sociedad no es la del trabajador por cuenta ajena. Como las horas cambian cada mes, el cuadrante tiene que llegar antes del cálculo.
• Refuerzos y tiempo parcial. Camareros de verano, Navidad o Semana Santa, y jornadas parciales, cambian la base de cotización. Para estimar el coste de un alta antes de contratar, la calculadora de coste empresa-trabajador muestra salario bruto, cotizaciones y coste total. Es una estimación: el convenio y el tipo de contrato la mueven.
• Qué incluye Numonis en nóminas. No hay un cupo fijo de cinco empleados dentro de una cuota única. En los planes para autónomos, Grow incluye la nómina de un empleado y un centro de trabajo; cada empleado o administrador adicional son 17,50 € + IVA al mes. En sociedades, la gestión de nóminas es un complemento: 45 € + IVA al mes la primera y 17,50 € + IVA cada una adicional. Un local con varios camareros tiene que mirar ese alcance antes de contratar.
• Turnos y registro horario. Los cuadrantes se envían por la plataforma. El equipo los usa para la nómina y para dejar constancia de la jornada.
• Inspección de Trabajo. Contratos, registro de jornada y recibos de nómina al día reducen el riesgo de sanción. El archivo digital sirve si el requerimiento pide un mes concreto, no una caja de papeles.

Propinas, cierres de caja y efectivo

La operativa diaria genera los datos con los que se ve si el local gana dinero. El servicio de gestoría tiene que poder leerlos: caja, tarjeta, propina y canal.

• Cierre de caja diario. Cada turno cuadra ventas del TPV, cobros con tarjeta, efectivo y propinas. Un descuadre se mira ese día, no a final de trimestre.
• Propinas. Hay varias formas de tratarlas: reparto entre el equipo, inclusión o no en nómina, y el efecto fiscal de cada criterio. Lo que no funciona es dejarlo sin regla. El criterio se acuerda con la gestoría y se aplica igual todos los meses.
• Ingresos por canal. Sala, barra, terraza, eventos y delivery se registran por separado. Solo así se ve qué parte del negocio aporta margen y cuál se lo come en comisión o en personal.
• Informes mensuales. Cierres y tickets se convierten en informes de caja y de resultado, útiles para tocar la carta, los precios o el cuadrante. El detalle y la frecuencia dependen del plan: el cierre mensual y la cuenta de resultados no están en todos los niveles.
• Desajustes. El asesor puede señalar descuadres que se repiten, tickets anulados sin motivo, devoluciones raras o un tipo de IVA mal imputado. Hace falta el export del TPV y el extracto; no sale de una foto suelta.

TPV, delivery y futuras integraciones

En 2026 el TPV es el origen de las ventas del restaurante. La gestoría no sustituye al programa de caja: necesita que ese programa exporte tickets con IVA, forma de pago y categoría.

• TPV de hostelería. Tiene que registrar el desglose de IVA, el método de pago (efectivo, tarjeta, vales) y la familia de producto. Cuanto más limpia sea la exportación, menos se reescribe a mano.
• Delivery. Glovo, Uber Eats y Just Eat cobran comisiones que entran como gasto en la cuenta de resultados, separadas de la venta bruta. Sin ese corte no se sabe si el canal deja margen.
• Sala y domicilio en la misma cifra. La gestoría une los datos de sala y de delivery para ver qué canal deja más ingreso neto. El trabajo parte de los informes que exporta cada plataforma, no de una conexión automática con todas ellas.
• Hoja de ruta. Stripe, Shopify y WooCommerce aparecen como señales de lo que el sector, y Numonis, pueden conectar más adelante. Se estudian. A 30 de septiembre de 2026 no hay integraciones activas con esas herramientas, ni una conexión en vivo que vuelque sola el TPV a la contabilidad.
• A medio plazo. El objetivo es que los datos del TPV, de las pasarelas y de la contabilidad viajen con menos intervención. Hoy el paso sigue siendo exportar, subir y revisar.

Digitalizar tickets, facturas y gastos

El problema de siempre son las cajas de tickets del cash & carry, las facturas en papel del proveedor de barrio y el recibo que no aparece cuando Hacienda lo pide. Pasarlo a un archivo digital no cambia la norma: cambia lo fácil que es encontrarlo.

• Captura desde el móvil. Se fotografía el ticket o se sube el PDF. El archivo digital lo guarda y el copiloto de IA ayuda a proponer proveedor, importe, IVA y fecha. El asesor confirma esos datos antes de que entren en un modelo. La presentación de impuestos sale de esa base revisada, no de la foto sola.
• Búsqueda. Un gasto digitalizado se localiza por proveedor o por fecha. Hacienda exige justificante: sin factura, el gasto no se sostiene en el 303.
• Conciliación. Si el plan incluye conciliación, los cargos de la cuenta se relacionan con facturas concretas y el asesor revisa lo que queda suelto. La IA puede señalar una incoherencia; no sustituye esa revisión.
• Gastos que no se deducen. Compras del hogar, ocio personal, ropa que no es del trabajo o inversiones ajenas a la actividad. La asesoría los aparta para que no entren en el resultado ni en el IVA.
• Informes. Con las ventas clasificadas por canal y las compras por proveedor, el informe muestra márgenes y cómo evolucionan las compras. La rentabilidad plato a plato solo existe si el TPV y la contabilidad usan esa clasificación. No es un informe automático de todos los planes.

VeriFactu: qué vigilar en 2027

VeriFactu es la modalidad de los sistemas informáticos de facturación regulada por el Real Decreto 1007/2023. El objetivo es que tickets y facturas no se alteren y que los registros sean íntegros, conservables, accesibles, legibles y trazables. La sede de la AEAT describe esa modalidad.

• Calendario. El Real Decreto-ley 15/2025 amplió los plazos. La AEAT indica que quienes presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. Quienes llevan los libros por el SII quedan fuera de ese reglamento. Conviene prepararlo antes del último mes: muchos TPV de hostelería todavía no cumplen.
• Qué implica. Numeración correlativa, registros que no se borran, trazabilidad y, en la modalidad verificable, envío de los datos a la AEAT, con QR en el ticket cuando corresponda. No es lo mismo que la factura electrónica entre empresas: esa tiene su propio calendario, separado en la guía de factura electrónica y VERI*FACTU.
• Sanciones. El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria fija una multa de 50.000 euros por ejercicio por la tenencia de sistemas que deban estar certificados y no lo estén, o que se hayan alterado después de certificarlos. La fabricación o comercialización de sistemas que no cumplan puede llegar a 150.000 euros por ejercicio y por tipo de sistema. No es una sanción genérica por cualquier error de un ticket.
• En el restaurante. El TPV tiene que adaptarse si está dentro del ámbito del reglamento. Eso deja fuera las anulaciones opacas y los borrados sin rastro.
• Numonis. La plataforma incluye facturación con VeriFactu para los clientes, sin un programa aparte. El asesor revisa cómo encaja el TPV actual del local: si exporta bien y si el programa del fabricante entra en el plazo. El cumplimiento no se delega en una frase del contrato; depende del sistema que emite el ticket y del encargo.

La información de este artículo no sustituye a la normativa. Ante un caso concreto, el criterio está en el BOE vigente y en las instrucciones de la AEAT, aplicadas a la forma jurídica y al régimen del local.

Ventajas frente a la gestoría tradicional

Llevar carpetas al despacho cada trimestre y tener la documentación en una plataforma, con un asesor al otro lado del chat, no es el mismo trabajo. En un restaurante el volumen de tickets hace visible la diferencia. La comparación de canal, coste y oficinas está en la guía de gestoría online frente a presencial.

• Acceso a la documentación desde el móvil o el ordenador, sin esperar a la cita del trimestre. El horario de respuesta del asesor es el del servicio, no un acceso ilimitado a una persona a cualquier hora.
• Menos desplazamientos. Los justificantes viajan en foto o PDF. La reunión presencial queda para cuando hace falta.
• Menos traspaso manual. Lo que el TPV y el banco exportan no se vuelve a teclear entero. Sigue haciendo falta cuadrar lo que el export no trae.
• Gastos más cerca del mes en curso. Con el cierre contratado, las decisiones de compra, de precio de carta y de personal se apoyan en el mes, no solo en el resumen anual.
• Dudas de contratación, bajas o un cambio de precio se resuelven por los canales del plan, sin guardarlas para la visita.
• Presencial si se quiere. Numonis es online-first y tiene oficinas en A Coruña, Teruel y Mérida para quien prefiera una reunión en persona. La ciudad de la oficina no cambia el convenio del local: el que aplica es el de la provincia donde está el restaurante.
• Personas, no solo software. Contabilidad, fiscalidad y laboral las lleva un asesor. Los pluses de fin de semana y la renta del autónomo entran cuando el plan cubre esas piezas, no por el hecho de ser un restaurante.

La gestoría online encaja cuando hay muchos tickets y la plantilla cambia a menudo. Sigue haciendo falta alguien en el local que cierre la caja y envíe los partes.

Numonis para restaurantes y hostelería

El local deja poco rato para modelos y para archivar tickets. Numonis cubre ese back office si el plan coincide con lo que el restaurante necesita.

• Es un servicio gestionado con plataforma en la nube, para pymes y autónomos en España. Un bar, una cafetería o un restaurante entran por la misma vía que otro negocio: por la actividad real, no por un paquete distinto de hostelería.
• Lleva contabilidad, impuestos (IVA, IRPF, Impuesto sobre Sociedades) y, si se contrata, el área laboral: nóminas, contratos y seguros sociales. Los informes salen de los datos que se suben y del nivel del plan.
• La plataforma incluye facturación con VeriFactu, archivo digital, y conciliación cuando el plan la contempla, con revisión humana y apoyo de IA. La IA propone; el asesor confirma lo que va a una declaración.
• Sirve para un solo local y también si hay más de un centro. Cada centro de trabajo adicional tiene precio propio en la página de precios. Separar el resultado de cada local exige clasificar las ventas y las compras; no ocurre solo por tener dos cartas.
• El reparto es el de siempre: el equipo del restaurante se ocupa de la sala, la carta y la cocina; Numonis, de la parte fiscal, contable y laboral incluida en el encargo.

Si el negocio es de un autónomo sin plantilla, la guía de gestoría online para autónomos detalla Comply, Manage y Grow. Con trabajadores, el corte está en si Grow o el complemento de nóminas de sociedad cubren la plantilla.

Preguntas frecuentes

¿Qué documentación hay que enviar cada mes? Cierres de caja del TPV, extractos bancarios si hay conciliación, tickets de compras y facturas recibidas, en foto o PDF. Con eso la asesoría mantiene la contabilidad del periodo. Lo que no se envía no entra en el modelo.

¿Puedo seguir usando mi TPV actual? En la mayoría de los casos, sí, si exporta las ventas por tipo de IVA y por método de cobro. Que además cumpla el reglamento de sistemas informáticos de facturación es otro requisito, con el plazo de 2027 que corresponda al local. Numonis no sustituye al fabricante del TPV.

¿Cómo se gestionan las nóminas de sala y cocina? Se envían los partes de horas y los turnos. El equipo calcula salario, cotizaciones y retenciones, y entrega las nóminas del mes, dentro del servicio laboral contratado. El IVA de las facturas de gasto del negocio se deduce en el modelo 303 si está justificado; no sale de la nómina.

Tengo delivery con varias plataformas. ¿Cómo se contabilizan las comisiones? Cada comisión es un gasto del canal, separado de la venta bruta. Así se compara el margen del domicilio con el de la sala. Hace falta la liquidación de la plataforma, no solo el ingreso que llega al banco.

¿Qué pasa si Hacienda envía un requerimiento? Dentro de lo contratado, la gestoría ayuda a reunir la documentación y a preparar la respuesta. La gestión de notificaciones de la AEAT y de la Seguridad Social está incluida en unos planes y es un complemento en otros. Tener el archivo digital acorta la búsqueda; no responde sola al requerimiento.

¿Puedo cambiar de gestoría a mitad de año? Sí. Se acuerda qué libros, modelos y documentos se traspasan, y quién presenta cada periodo, para no dejar un trimestre sin dueño. El proceso de incorporación está descrito en planes y precios.

Por dónde empezar

El IVA de los tickets, los turnos y las propinas, y el margen de la sala frente al delivery, no se controlan con la caja del fin de semana. Una gestoría online para restaurantes y hostelería deja esos tres frentes en un archivo, con un asesor que presenta lo que el plan incluye y con los números del mes a la vista.

El siguiente paso es concretar el caso: tipo de local, volumen de tickets, número de trabajadores y canales de delivery. En planes y precios se ve qué entra en la cuota y qué se contrata aparte, y se puede pedir una demostración guiada antes de decidir. Cuanto antes estén los tickets, los gastos y los partes en el mismo sitio, antes se ve el margen y menos tiempo se va en buscar un justificante.