Programas de facturación para autónomos y pymes: cómo elegir

Los programas de facturación son la herramienta con la que emites, numeras y guardas tus facturas, y en 2026 elegir uno exige mirar algo más que el diseño. La respuesta corta: busca un programa que incluya todos los datos que pide el Reglamento de facturación, que tenga la declaración responsable de VERI*FACTU de su fabricante, que pueda adaptarse a la factura electrónica entre empresas y que encaje con la forma en que tu asesor lleva tus impuestos. Las fuentes oficiales y las webs de los programas citados se consultaron el 23 de octubre de 2026.

Qué debe hacer un programa de facturación en 2026

Un programa de facturación tiene que cumplir dos capas de normas. La primera es de siempre: qué datos lleva una factura. La segunda es más reciente: cómo debe comportarse el software que la genera.

Los datos obligatorios de una factura

El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 fija el contenido de la factura completa. Tu programa debe permitirte incluir, como mínimo:

• Número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie. Las rectificativas van en serie propia.
• Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación.
• Nombre o razón social, NIF y domicilio de quien emite y del destinatario.
• Descripción de la operación con base imponible, precio unitario sin impuesto y descuentos.
• Tipo de IVA aplicado y cuota repercutida, por separado.
• Menciones especiales cuando proceda, como la referencia a la exención, «inversión del sujeto pasivo» o «régimen especial del criterio de caja».

Factura simplificada: cuándo puedes usarla

La factura simplificada (el antiguo ticket) solo vale en los casos del artículo 4 del mismo reglamento: importes de hasta 400 euros con IVA incluido, facturas rectificativas y, hasta 3.000 euros, ciertas actividades como el comercio minorista, la hostelería y restauración, la peluquería o el transporte de personas. Su contenido, más corto, está en el artículo 7. Si un cliente empresario te lo pide, debes añadir su NIF y domicilio. Si vendes en tienda o en un bar, comprueba que el programa emite simplificadas en una serie separada de las completas.

VERI*FACTU y el Reglamento de sistemas informáticos de facturación

El Real Decreto 1007/2023 aprobó el reglamento de los sistemas informáticos de facturación (SIF), desarrollado por la Orden HAC/1177/2024. Según su artículo 8, el programa debe garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación. En la práctica:

• Cada factura genera un registro que no se puede alterar sin que el sistema lo detecte.
• Los registros quedan encadenados en orden de creación.
• Para corregir o anular hay que crear un registro nuevo; el original se conserva.
• Los registros se pueden exportar a un formato legible.

Modo VERI*FACTU o no VERI*FACTU

Hay dos formas de cumplir. En la modalidad VERI*FACTU, regulada en el artículo 16, el programa envía cada registro a la Agencia Tributaria. Según las preguntas frecuentes de la AEAT, esa remisión hace innecesarias otras medidas técnicas.

En la modalidad no VERI*FACTU, el programa guarda los registros y debe añadir firma electrónica, registro de eventos y herramientas de exportación y comprobación. Si empiezas a enviar registros, la opción se mantiene al menos hasta el final de ese año natural.

La declaración responsable del fabricante

No existe una homologación oficial de programas. El artículo 13 del reglamento obliga al fabricante a firmar una declaración responsable de que su sistema cumple, visible en el propio programa en cada versión y disponible para el cliente al contratar. La AEAT recuerda que es obligatoria para todo producto SIF. Pídela antes de contratar y fíjate en la versión y en si el programa funciona solo como VERI*FACTU.

Quién queda fuera

El artículo 3 excluye a quienes llevan los libros registro mediante el SII. Las preguntas frecuentes de la AEAT aclaran que tampoco se aplica a quien tributa en imposición directa por la normativa foral del País Vasco o de Navarra. En los territorios históricos vascos rige TicketBAI.

Plazos: lo que dice el BOE y lo que ha anunciado Hacienda

Tras el Real Decreto-ley 15/2025, la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023 fija estas fechas:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: antes del 1 de enero de 2027.
• Resto de obligados, incluidos los autónomos: antes del 1 de julio de 2027.

El 5 de octubre de 2026, una nota del Ministerio de Hacienda anunció la previsión de aplazar estas obligaciones hasta octubre de 2028, para que coincidan con la factura electrónica de quienes facturan hasta 8 millones de euros. A 23 de octubre de 2026 ese cambio no está en el BOE: el texto consolidado del reglamento no recoge ninguna modificación posterior a diciembre de 2025. Mientras no se publique, rigen las fechas de 2027. Lo explicamos en VeriFactu: aplazamiento a 2028.

¿Puedo seguir facturando con Excel o Word?

Depende de para qué los uses. Según las preguntas frecuentes de la AEAT sobre el ámbito de aplicación, una hoja de cálculo o un procesador de textos no quedan sujetos al reglamento si solo sirven para introducir los datos, expedir e imprimir las facturas y conservarlas. Un listado de facturas con sumas tampoco cambia eso.

Pasan a ser un sistema informático de facturación si además procesan esa información para generar los libros registro de IVA o IRPF, la contabilidad u otro resultado fiscal. El ejemplo de la AEAT es una macro de Excel que genera el libro de facturas expedidas. La AEAT puede comprobar qué capacidades usa tu hoja.

Así que la plantilla sigue siendo legal en su uso básico. Sus límites son prácticos: tú controlas a mano la numeración, las series y las rectificativas, y una plantilla no genera la factura estructurada que exigirá la facturación electrónica entre empresas.

La aplicación gratuita de facturación de la AEAT

La Agencia Tributaria ofrece una aplicación gratuita de facturación que funciona en modalidad VERI*FACTU. El reglamento la prevé en su artículo 7. Está pensada para profesionales, autónomos y empresas con poca facturación. Según la AEAT:

• No tiene límite de facturas.
• Todas las facturas deben tener destinatario, así que no emite simplificadas.
• No admite varios destinatarios ni algunos regímenes especiales, como el de bienes usados o el de agencias de viajes.
• Las facturas solo se gestionan desde la propia aplicación; no se pueden exportar los registros a otro programa.

El folleto de actividades económicas añade que permite guardar clientes, productos y series para reutilizarlos. Encaja si emites pocas facturas completas, siempre a clientes identificados. Si vendes con tickets o necesitas presupuestos y control de cobros, se queda corta.

Factura electrónica B2B: el siguiente requisito

VERI*FACTU y la factura electrónica entre empresas son obligaciones distintas. La segunda nace de la Ley 18/2022, Crea y Crece, y la desarrolla el Real Decreto 238/2026. Su disposición final cuarta cuenta los plazos desde la orden ministerial de la solución pública: doce meses para quien supere 8 millones de euros de volumen de operaciones y veinticuatro para el resto. La Orden HAC/1028/2026 se publicó el 5 de octubre de 2026 y entró en vigor el día 6, así que el reloj ya corre. El detalle está en factura electrónica obligatoria y en factura electrónica y VERI*FACTU.

Tipos de programas de facturación

Plantillas de Excel o Word

Valen para empezar con muy pocas facturas, con los límites que ya hemos visto. Todo el control depende de ti.

Programas de escritorio

Se instalan en tu ordenador. Si trabajan en modalidad no VERI*FACTU, la conservación y las copias de seguridad de los registros son responsabilidad tuya. Revisa también cómo se actualiza cada versión.

Software en la nube

Funcionan desde el navegador o el móvil. Suelen incluir presupuestos, cobros, gastos y acceso para tu gestor. Es el formato de los programas de la comparativa.

ERP

Integran facturación con inventario, compras, producción o logística. Tienen sentido cuando tu negocio necesita esas áreas; para un autónomo de servicios suelen sobrar.

Gestoría con plataforma y facturación incluida

Algunas asesorías incluyen el programa de facturación en su servicio. Facturas desde su plataforma y el mismo equipo que ve esas facturas lleva tu contabilidad e impuestos.

Checklist para elegir programa de facturación

• Declaración responsable publicada o entregada antes de contratar, con versión identificada.
• Modalidad: solo VERI*FACTU o también no VERI*FACTU, según cómo quieras trabajar.
• Facturas completas, simplificadas y rectificativas, con series separadas.
• Menciones especiales que uses: exenciones, inversión del sujeto pasivo o criterio de caja.
• Territorio: si estás en País Vasco o Navarra, que cubra TicketBAI o el sistema navarro.
• Plan para la factura electrónica B2B y sus formatos.
• Exportación de tus datos si un día cambias de programa.
• Acceso para tu asesor y si el programa presenta impuestos o solo los prepara.
• Plan gratuito o periodo de prueba, y condiciones en la página de precios del proveedor.

Comparativa de programas de facturación conocidos en España

Datos comprobados en las webs oficiales de cada fabricante a 23 de octubre de 2026. No incluimos precios: cada uno los publica en su página y pueden cambiar. Comprueba siempre la declaración responsable de la versión que vayas a usar.

Holded

Holded es un programa en la nube para autónomos, empresas y asesorías que combina facturación, contabilidad, bancos, inventario, proyectos y CRM. Su página de precios indica que todos los planes incluyen VERI*FACTU, que no hay plan gratuito permanente y que ofrece una prueba de 14 días. Su centro de ayuda sitúa la declaración responsable dentro de la aplicación. Encaja si buscas una herramienta de gestión amplia más allá de facturar.

Quipu

Quipu publica su declaración responsable (versión 5.66.0), que declara funcionamiento exclusivo como VERI*FACTU. En su web se dirige a autónomos, empresas y asesorías, con lectura de tickets por foto y modelos fiscales generados automáticamente. Su página de planes ofrece prueba gratuita. Encaja si quieres facturas y gastos en una app sencilla.

TS Facturas (antes Billin)

Billin ha pasado a llamarse TS Facturas, de TeamSystem, según su página de precios, que indica una prueba gratuita de 30 días sin plan gratuito permanente después. La declaración responsable publicada por TeamSystem indica que funciona solo como VERI*FACTU. Permite conectar a tu gestor para que acceda a facturas y gastos. Encaja si facturas a clientes recurrentes y tu gestoría prepara los trimestres.

Contasimple

Contasimple se dirige a autónomos y pequeños negocios y ofrece un plan básico gratuito con un cupo reducido de documentos. Su declaración responsable (versión 2026.6) indica funcionamiento exclusivo como VERI*FACTU. Su web incluye modelos tributarios, TPV y conciliación bancaria. Encaja si facturas poco y quieres empezar sin pagar.

FacturaDirecta

FacturaDirecta publica su declaración responsable (versión 2), que indica que no funciona exclusivamente como VERI*FACTU: permite elegir modalidad, como explica su página de VERI*FACTU. Su página de precios incluye un plan gratuito para negocios con poco volumen. Encaja si quieres elegir modalidad o empezar gratis.

Un programa de facturación no te lleva la contabilidad

Un buen programa te ahorra errores al emitir, pero alguien tiene que contabilizar ingresos y gastos, revisar deducciones, cuadrar el banco y presentar los modelos a tiempo. Algunos programas calculan borradores de impuestos; la responsabilidad de lo que presentas sigue siendo tuya. La AEAT también recuerda que, si delegas en tu asesor la emisión de facturas y él usa un programa, debe cumplir el reglamento, y esa delegación no te exime de responsabilidad. Si quieres comparar servicios, lee nuestras guías de gestoría online para autónomos y de gestoría online para pymes.

Cómo lo hacemos en Numonis

En Numonis la facturación forma parte de la plataforma, con un programa de facturación online desde el que emites tus facturas con VERI*FACTU, a través de nuestro proveedor Invopop, y el software está preparado para VERI*FACTU y SII. Cubre el territorio común y Canarias; TicketBAI (País Vasco) y Navarra aún no están disponibles.

Tu asesor humano asignado trabaja con esas mismas facturas. Con ellas y con tus gastos lleva la contabilidad y prepara y presenta los modelos que te corresponden. Los tickets los fotografías o subes en PDF; el copiloto de IA propone importe, IVA y fecha, y el asesor lo confirma. Si tu plan incluye conciliación, el asesor cuadra las facturas con el banco. Hablas con él por correo, chat o videollamada.

A 23 de octubre de 2026 Numonis no tiene integraciones activas con TPV, Stripe ni tiendas online; conectarlas está en nuestra hoja de ruta. Por ahora exportas de esas herramientas los informes de ventas y los subes a la plataforma. Lo que incluye cada plan está en planes y precios.

Pasos para elegir y cambiar de programa

1. Anota cuántas facturas emites, si usas simplificadas y qué menciones especiales necesitas.
2. Confirma si estás en el ámbito del reglamento o excluido por SII o territorio foral.
3. Pide la declaración responsable y decide la modalidad.
4. Prueba dos o tres opciones con facturas reales en el periodo de prueba y compara sus ventajas según tu forma de trabajar.
5. Antes de cambiar, exporta tus facturas y cierra la serie anterior para no romper la numeración.
6. Acuerda con tu asesor qué documentación recibirá cada trimestre y qué usuarios necesitarán acceso.

Numonis funciona online, pero si estás cerca de A Coruña, Teruel o Mérida y prefieres alguna reunión en persona, tenemos oficinas.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el mejor programa de facturación para autónomos?

Depende de tu volumen y tu actividad. Para pocas facturas completas puede bastar la aplicación gratuita de la AEAT; si necesitas tickets, presupuestos o cobros, un programa en la nube con declaración responsable; si quieres delegar también los impuestos, una gestoría con facturación incluida.

¿Hay programas de facturación gratis que cumplan VERI*FACTU?

Sí. La aplicación de la AEAT es gratuita y funciona en modalidad VERI*FACTU, con sus limitaciones. Algunos fabricantes, como Contasimple o FacturaDirecta, tienen planes gratuitos con cupos de uso.

¿Puedo seguir usando Excel para facturar?

Sí, si solo lo usas para hacer, imprimir y guardar facturas. Si genera libros registro o la contabilidad, la AEAT lo considera un sistema de facturación y debe cumplir el reglamento.

¿Cuándo es obligatorio VERI*FACTU?

Según el BOE, antes del 1 de enero de 2027 para sociedades y del 1 de julio de 2027 para el resto. El aplazamiento a octubre de 2028 es una previsión de Hacienda que, a 23 de octubre de 2026, no se ha publicado.

¿Un programa VERI*FACTU sirve para la factura electrónica B2B?

No necesariamente. Son requisitos distintos: confirma con el proveedor los formatos y el intercambio con la solución pública y las plataformas privadas.

Si uso un programa de facturación, ¿necesito gestoría?

El programa emite y ordena facturas. La contabilidad, las deducciones y la presentación de modelos siguen siendo tarea tuya o de un asesor.

Este artículo no sustituye a la normativa ni a las condiciones de cada proveedor. Ante un caso concreto, manda el BOE vigente, las instrucciones de la AEAT y la declaración responsable de tu programa.